Proposta de indicadores para análise de negócios e análise de requisitos

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No “The Developers Conference” em São Paulo, este ano, eu palestrei sobre uma proposta de indicadores para análise de negócios / requisitos. Indicadores para nortear a análise, ter feedback sobre o processo e agregar mais valor para o trabalho dos analistas. 

Neste artigo apresento esta proposta e os pontos positivos e as oportunidades de melhoria que obtive junto com a equipe de analistas durante na implantação desses indicadores.

A importância dos indicadores

Quando estava fazendo o estudo para montar essa apresentação, conversei com algumas pessoas sobre a importância dos indicadores em projetos, isto para agregar as minhas ideias, e reunindo algumas informações e exemplos dados, cheguei na seguinte frase:  

“Trabalhar sem indicadores é igual dirigir sem o painel do carro e GPS, você não sabe se está indo para o lugar certo, não sabe quanto falta para chegar, não sabe se vai ter gasolina para chegar e se vai ter algum problema no motor.” 

Além de sabermos como está a saúde do projeto colhendo o feedback diariamente, os indicadores também:  

•  Disponibilizam a informação que o gestor e o cliente necessita sobre cada etapa do processo; 
•  Proporcionam maior exatidão na tomada de decisão; 
•  Tem por objetivo trazer mais eficiência e eficácia aos processos; 
•  Trazem mais rapidez, melhor compreensão e transparência ao se divulgar resultados; 
•  Permitem a criação de um dashboard com todas as informações disponíveis de forma panorâmica;  

“Os projetos ou para própria empresa funciona da mesma forma, não adianta só definir a missão, visão e objetivos e não acompanhar os indicadores que mostram se estamos indo para o caminho certo e na velocidade que desejamos”

Mas mesmo sabendo dos pontos positivos dos indicadores, cria-los não é uma tarefa simples. Pois, pode ser algo bastante subjetivo. Pois se queremos medir algo, o que pode ser relevante para uma pessoa ou para um projeto, pode não ser para outros. Isso faz sentido pois cada um pode ter uma realidade diferente, onde exige uma diferentes tipos de indicadores. Por isso, nem sempre os mesmos indicares farão sentido para todos os projetos. 

Para criar os indicadores 

Para entender a criação dos indicadores propostos, temos que entender o básico sobre eles. Os indicadores, são compostos de “Índice, Meta e Tolerância”.  

– Índice: é o número que retrata o desempenho auferido num processo pelos seus indicadores de desempenho; 

– Meta: é o valor que deve ser retratado em um predeterminado período de tempo pelos indicadores de desempenho dos processos;  

– Tolerância: se a meta não for atingida, existe um limite de tolerância que mostrará o grau de gravidade do resultado. Valores fora dessa faixa de tolerância indicam que o desenrolar do processo é crítico e deve ser tomada alguma providência.  

Então como uma dica para criar um indicador defina o que você quer medir, como gerar os dados e as suas metas.

Processo de criação 

 

Tínhamos um cenário, onde sabíamos onde estávamos indo, pois tínhamos um roadmap e e as entregas estavam acontecendo, mais não tínhamos conhecimento sobre qual era a situação do processo de análise de negócio do projeto. Estamos em três analistas de negócios. E não queríamos só saber para onde estávamos indo, mas agora queríamos saber como estávamos e ter feedback constante sobre o nosso processo.  

Começamos definindo o que iríamos medir, como gerar os dados e quais eram as metas e tolerâncias. E desse trabalho saiu três indicadores.  

– Indicador de Qualidade: Para saber a satisfação da equipe com nosso requisitos.  

– Realizado x Estimado: Para entender a qualidade das estimativas.  

– Tempo de backlog disponível para desenvolvimento: Para sabermos a quantidade de horas geradas para o backlog de desenvolvimento 

 

Os indicadores  

Qualidade 

 

Utilizamos o VSTS para fazer o controle do backlog do projeto e também fazemos verificação dos requisitos em par, isto é, para cada feature que concluímos um desenvolvedor revisa o requisito para já conhecer o que deverá ser desenvolvido (mesmo que ele tenha participado da concepção da funcionalidade) e para ver se existe algum gap técnico. E quando ele concluí cada verificação da feature, ele precisava responder seis perguntas que foram criadas nos card de feature.  

1) O contexto do requisito ficou claro para você (Problema a ser resolvido)? 

2) O requisito possui fácil compreensão (escrita, simplicidade)? 

3) O requisito está organizado (tópicos, títulos, etc)? 

4) As regras de negócio estão claras no requisito? 

5) As regras de sistema estão claras no requisito? 

6) Os protótipos possuem clareza para serem seguidos no desenvolvimento?  

 

E para cada pergunta existe quatro possíveis respostas:  

 

1) Discordo totalmente; 

2) Discordo parcialmente;  

3) Concordo parcialmente; 

4) Concordo totalmente;  

 

Com as respostas, fazermos uma média dos valores obtidos e chegamos no indicador abaixo. Utilizamos o Power BI para extrair esses dados, pois ele se conecta ao VSTS de forma simples. Mas na primeira versão do indicador ele era retirado através do Excel que também possui uma conexão com o VSTS.  

 

Recentemente eu realizei teste utilizando o Trello com um widget para criar campos personalizados para criar as perguntas e respostas e o Power BI também funcionou para extrair o indicador.  

Indicador Realizado x Estimado 

 

 

Com base nas estimativas realizadas para cada feature, através do cálculo do produto do número de horas previstas dividido pelo número de horas entregues, conseguimos extrair esse indicador. 

 

Indicador de backlog pronto para desenvolvimento 

 

Para cada feature:  

- Na etapa de verificação, pedimos para a equipe de desenvolvimento fazer uma estimativa macro da feature; 

– Depois da feature aprovada pelo cliente, extraíamos a quantidade de tempo de backlog pronto para desenvolvimento.  

E assim, nós criamos os três indicadores da análise.

Pontos positivos 

– Além de saber para onde estamos indo, agora sabemos como estamos;  

– Conseguimos levantar oportunidades de melhoria dos requisitos;  

– Melhorar as estimativas e identificar onde haviam problemas no processo; 

– Planejar ausências sem causar desconforto para o time, pois sabíamos exatamente a quantidade de backlog pronto para o desenvolvimento havia.  

Oportunidade de melhoria 

– Marcar reuniões periódicas para realizar os indicadores e ações. 

Conclusão 

Indicadores são importantes para todas as áreas. Com esses indicadores implantados e refinados irá enriquecer o seu processo de análise de negócio/requisitos.  

Gostaria de agradecer a equipe de analistas que trabalharam junto comigo na criação desses indicadores, o Fabiano Bonvino e o Diogo Pereira. Caso tenham dúvida ou precisarem de algum tipo de ajuda, me enviem um e-mail vinicius.souza@db1group.com que tentarei responder assim que possível.