Como ter reuniões mais eficazes e produtivas

Não pode ler agora? Ouça esse conteúdo durante suas atividades:

Vamos fazer reuniões! 

Se essas familiares palavras o arrepiam, saiba que você não é o único. Reuniões devem levar a resultados, mas em vez disso, levam a maioria das pessoas à loucura.  

Sua fama é de esgotar energias e desperdiçar o tempo, é de se admirar que alguma decisão seja de fato tomada em certas reuniões.

Diversas organizações como: empresas, igrejas, instituições acadêmicas, hospitais e clubes de todos os tamanhos centralizam muitas de suas atividades em torno delas. 

Quando eficazes, o potencial é ilimitado; os participantes se sentem motivados e valorizados. Colaboram, encontram soluções e tomam decisões voluntariamente.

 As reuniões assumem diversas formas. Podem ser pequenas, com pessoal interno, conferências via internet e sessões de brainstorming envolvendo dezenas de pessoas. Em qualquer lugar, elas fazem parte de nossas vidas. 

Porém, muitas podem ser chatas, arrastadas e raramente focadas.

Existe um caminho melhor? 

Felizmente, sim! Quando produtivas, os participantes se sentem motivados e contribuem para encontrar soluções e tomam decisões livremente.

O tempo gasto é menor e há um acompanhamento claro. 

Existe uma forte compensação quando o trabalho é “feito do jeito certo”, pois as reuniões têm um grande potencial para a colaboração eficaz.

Para ajudar nesse processo, preparei 6 dicas

1 – Identifique o objetivo 

Um motivo para acontecer. Reuniões sem propósito parecem inúteis. Estabeleça um objetivo claro e certifique-se de que todos os participantes saibam qual seu objetivo, assim eles passarão a vê-la com mais importância, aumentando a interação. 

2 – As pessoas: quem deve participar das reuniões

Não há necessidade de convocar várias pessoas de uma equipe sendo que apenas um pequeno grupo participará, de fato, da conversa tendo algo para acrescentar na solução de um problema.

Outro ponto importante é chamar apenas aqueles que farão parte do projeto, pessoas que podem contribuir com o objetivo do encontro. Depois dele, esses participantes podem passar aquilo que foi discutido para quem não estava presente.

3 – Prepare-se adequadamente 

Participantes devem ter acesso previamente de informações e documentos que precisam um do outro. 

Preparar listas, atas individuais, gráficos e levar documentos que possam ajudar a desenvolver o objetivo. Enviar previamente arquivos importantes (via e-mail, por exemplo) para uma leitura, pode ajudar na produtividade.

Os participantes vão para a reunião sabendo do assunto e podem abordar os pontos mais importantes.

Isso reduz a duração do encontro e reduz a perda tempo unindo dados dos quais ninguém vai precisar. 

4 – Mantenha a reunião sob controle 

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e para que não haja interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção, portanto, reserve um horário e um local para o encontro.

Devido a nossas rotinas aceleradas, uma reunião deve ter hora para começar e hora para acabar. Não dá para ficar esperando aqueles que estão atrasados para dar início.

Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente. Caso a reunião se estenda, negocie com os participantes mais alguns minutos ou marque outro horário para continuar o assunto. 

5 – Use a tecnologia a seu favor 

Existem inúmeras ferramentas que possibilitam realizar reuniões com pessoas em diversas partes do planeta (a ferramenta Slack permite integração com o Hangout do Google, além de contar com uma funcionalidade própria para a função).

 Um outro exemplo é Join.me que permite uma personalização muito bacana para sua reunião e o melhor de tudo, as duas ferramentas são gratuitas!

Há uma tentação em nossa era conectada a achar que todas as ideias podem ser desenvolvidas por e–mail ou chat. Dessa forma, devemos nos atentar ao uso a tecnologia, uma vez que o contato e o calor humano podem fazer toda a diferença em determinadas situações.

6 – Seja decisivo 

Você já participou de reuniões nas quais o objetivo e próximos passos não ficaram claros?

Para que aquele gostinho de dúvida não esteja entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.

É importante identificar o que deverá ser feito a partir dali, quem cuidará de cada tarefa e o prazo.

Um participante pode ficar responsável em reunir essas informações em forma de ata e enviar para todos.

Conclusão 

Essas dicas não são a única forma para realização de reuniões e nem sugere que exista apenas um “jeito certo”. 

 Existem inúmeras maneiras, porém, tais dicas têm o intuito de auxiliar para aumentar a eficácia de seu trabalho e torná-lo mais produtivo. 

Sobre o autor

Rafael Arthur Miranda é Bacharel em sistemas de informação pela Universidade do Oeste Paulista – UNOESTE e Mestre em ciências pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR (Curitiba). Atualmente trabalha como desenvolvedor de software na DB1 Global Software.